Rất nhiều chuyên gia nhận được hàng trăm, thậm chí hàng nghìn email mỗi ngày. Do đó, việc sắp xếp hộp thư đến của bạn có thể khó khăn nhưng tính năng lưu trữ của Gmail giúp bạn dễ dàng xóa email khỏi hộp thư đến mà không cần xóa email đó. Nhưng đôi khi, bạn sẽ cần hủy lưu trữ các email đã lưu trữ để tiếp tục các cuộc trò chuyện cần thiết. Vì vậy, trong bài viết này tôi sẽ giải thích cách hủy lưu trữ email trên Gmail trong trình duyệt và điện thoại Android của bạn.
Các email được lưu trữ sẽ đi đâu?
Thư mà Gmail đã lưu trữ được phân loại theo Tất cả thư. Điều này cho phép người dùng định vị và trả lời các tin nhắn đã được lưu trữ bất cứ khi nào cần thiết. Nếu ai đó trả lời thư mà bạn đã lưu trữ thì thư bạn đã lưu trữ sẽ tự động được hủy lưu trữ và quay trở lại hộp thư đến của bạn. Bạn có thể tắt tiếng các email đã lưu trữ của mình nếu bạn muốn ngừng nhận thư trả lời.
Cách hủy lưu trữ email trên Gmail
Không có nút hủy lưu trữ trực tiếp mà bạn có thể sử dụng để hủy lưu trữ email, nhưng bạn có thể sử dụng ba phương pháp dưới đây để tìm các email đã lưu trữ ẩn trong Tất cả thư thư mục trong Gmail của bạn.
- Sử dụng Thanh tìm kiếm của Gmail
- Sử dụng tùy chọn Tất cả thư
1) Sử dụng thanh tìm kiếm của Gmail
Cách dễ nhất để tìm email đã lưu trữ là sử dụng thanh tìm kiếm ở đầu cửa sổ Gmail của bạn.
- Mở tài khoản Gmail của bạn, gõ trong tất cả các hoặc trong tất cả các vào thanh tìm kiếm của Gmail và nhấn phím Enter. Điều này sẽ liệt kê tất cả các email, bao gồm cả các email được lưu trữ.
- Nếu bạn cần tìm thư được lưu trữ gần đây, hãy tìm kiếm thư không có nhãn Hộp thư đến. Tất cả các thư có nhãn Hộp thư đến là những thư không được lưu trữ và những thư không có Hộp thư đến nhãn là những cái được lưu trữ.
- Bạn cũng có thể sử dụng từ khóa của thư bạn đã lưu trữ để tìm thư qua thanh tìm kiếm của Gmail.
Có nhiều cách nâng cao hơn để tìm các email bạn đã lưu trữ vài tuần hoặc nhiều năm trước. Thực hiện theo các bước được đưa ra dưới đây:
- Tìm kiếm dựa trên ngày: Tìm kiếm email trong một khung thời gian cụ thể bằng cách sử dụng toán tử ‘trước:’ và ‘sau:’.
- Tìm kiếm dựa trên kích thước: tìm email có tệp đính kèm lớn hơn kích thước nhất định bằng toán tử ‘size:’.
- Tìm kiếm dựa trên người nhận: Phân loại email theo người gửi bằng toán tử ‘from:’.
Vì vậy, bạn có thể tìm kiếm các email đã lưu trữ dựa trên loại tìm kiếm được đưa ra ở trên. Bạn thậm chí có thể kết hợp các toán tử này để tìm kiếm một email cụ thể. Ví dụ: nếu bạn muốn tìm kiếm email do Tom gửi sau tháng 5 năm 2021, bạn có thể nhập các toán tử sau vào thanh tìm kiếm của Gmail:
trong:tất cả từ:Tom Cruise sau:2021/05/01
Nếu bạn thấy khó khăn khi làm việc với những nhà điều hành này để tìm các email đã lưu trữ, bạn có thể sử dụng các tùy chọn bộ lọc ở đầu các email trong Gmail của mình.
2) Sử dụng tùy chọn Tất cả thư
Các trong tất cả các toán tử tìm kiếm và Tìm kiếm: Tất cả thư trỏ điều kiện đến vị trí chính xác, tức là thư mục Tất cả thư. Không giống như những gì hầu hết mọi người tin tưởng, hộp thư đến của bạn không phải là nơi duy nhất lưu trữ email của bạn.
- Nhấp vào menu hamburger ở góc trên bên trái của màn hình. Tiếp theo, nhấp vào Hơn ở khung bên trái để mở rộng menu.
- Nhấn vào Tất cả thư ở khung bên trái của cửa sổ Gmail để truy cập tất cả email của bạn, bất kể nhãn của chúng là gì.
- Các email được lưu trữ không có Hộp thư đến còn những nhãn chưa được lưu trữ thì có nghĩa là chúng vẫn nằm trong thư mục Hộp thư đến chính.
Cách hủy lưu trữ email trên Gmail trên Android hoặc iPhone
Bây giờ, chúng ta hãy xem xét việc hủy lưu trữ các email đã lưu trữ trên Android và iPhone. Các bước thực hiện cả hai đều giống nhau nhưng giao diện có thể khác nhau. Chúng ta hãy chuyển sang các bước để hủy lưu trữ email:
- Mở tài khoản Gmail của bạn trên Android hoặc iPhone và nhấp vào menu hamburger ở góc trên cùng bên trái của màn hình.
- Chọn Tất cả thư tùy chọn từ danh sách trong menu Gmail.
- Thao tác này sẽ hiển thị tất cả thư trên tài khoản Gmail của bạn, bao gồm cả thư đã lưu trữ.
- Bạn có thể nhanh chóng xác định vị trí thư được lưu trữ bằng cách kiểm tra xem nó có Hộp thư đến nhãn.
- Sau khi bạn xác định vị trí thư được lưu trữ (không có Hộp thư đến tag), hãy nhấp vào và mở thư. Tiếp theo, nhấp vào menu ba chấm ở góc trên cùng bên phải của thư đã lưu trữ.
- Nhấn vào Di chuyển tới Hộp thư đến tùy chọn từ menu ngữ cảnh để hủy lưu trữ thư.
- Đối với iPhone sẽ có hướng dẫn trực tiếp Di chuyển tới Hộp thư đến bên trong thư đã lưu trữ và bạn có thể nhấp vào nút này để hủy lưu trữ thư.
- Thư đã lưu trữ sẽ được hủy lưu trữ và chuyển trở lại thư mục Hộp thư đến chính trong tài khoản Gmail của bạn và bạn sẽ có thể tìm thấy Hộp thư đến gắn thẻ bên cạnh nó nữa.
Phương pháp tốt nhất: Tạo nhãn để lưu trữ email
Nhãn trong Gmail là tính năng sắp xếp giúp phân loại và sắp xếp email của bạn theo các từ khóa cụ thể. Theo mặc định, tất cả tài khoản Gmail đều có ba nhãn hoặc danh mục: Chính, Xã hội và Quảng cáo.
Vì vậy, bạn cũng có thể sử dụng Tạo nhãn mới tùy chọn cho phép bạn sắp xếp các email hiện có và có thể nhận trong tương lai theo nhiều tiêu chí khác nhau như người gửi, kích thước, chủ đề, từ khóa, v.v. Vì vậy, đây là cách bạn tạo nhãn mới trên Gmail để di chuyển email của mình thay vì lưu trữ chúng:
- Nhấn vào Tạo nhãn mới (+) ký tên bên cạnh Nhãn.
- Trong cửa sổ bật lên Nhãn mới, hãy nhập tên, ví dụ: Thư đã lưu trữlàm nhãn mới cho các email được lưu trữ và nhấp vào Tạo nên cái nút.
- Bạn sẽ tìm thấy nhãn mới mà bạn đã tạo trong tiêu đề Nhãn ở góc dưới cùng bên trái của cửa sổ Gmail.
- Vì vậy, để thêm thư vào Thư đã lưu trữ nhãn bạn đã tạo, nhấp chuột phải vào thư bạn muốn di chuyển và nhấp vào Gắn nhãn là tùy chọn từ menu ngữ cảnh. Tiếp theo, nhấp vào hộp kiểm bên cạnh Thư đã lưu trữ và nhấp vào Áp dụng. Thư đã chọn sẽ được chuyển đến nhãn Thư lưu trữ.
Do đó, bằng cách sử dụng kỹ thuật này, bạn có thể tạo nhãn cho phép bạn xem tất cả các email mà bạn muốn lưu trữ ở một vị trí mà không cần tìm thấy thư được lưu trữ cũ hoặc mới.
Phần kết luận
Biết nơi để tìm và cách sử dụng các tính năng tìm kiếm của Gmail có lợi cho bạn có thể giúp bạn xác định vị trí các email được lưu trữ một cách nhanh chóng. Việc lưu trữ email cho phép bạn duy trì tổ chức email trong khi truy cập nhanh vào các trao đổi trước đó. Điều đó không có nghĩa là bạn sẽ mất email mãi mãi.
Vì vậy, bạn có thể sử dụng các bước được nêu trong bài đăng này để tìm các email được lưu trữ khi cần. Bạn có thể tự tin điều hướng các tính năng của Gmail và đảm bảo rằng thông tin liên lạc kỹ thuật số của bạn luôn có thể truy cập được bằng cách sử dụng phương pháp tiếp cận chuyên nghiệp và khéo léo.
Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi vô tình lưu trữ một email trong Gmail?
Để truy xuất email đã lưu trữ, hãy nhấp vào menu hamburger và cuộn qua các nhãn cho đến khi bạn tìm thấy nhãn “Tất cả thư”. Khi bạn đã xác định được email, hãy mở nó và nhấn vào ba dấu chấm ở trên cùng bên phải của màn hình. Từ đó, chọn “Chuyển đến hộp thư đến” và email sẽ ngay lập tức được gửi trở lại hộp thư đến của bạn trong khi nhãn “Lưu trữ” bị xóa.
Gmail có lưu email đã lưu trữ không?
Các thư đã lưu trữ luôn có thể truy cập được nhưng chỉ những email đã xóa mới bị xóa vĩnh viễn theo cách thủ công hoặc sau 30 ngày trong Thùng rác.